Was bei der Erstellung einer Rechnung enthalten sein muss

 

 

Sicherzustellen, dass Ihr Kunde eine klare und prägnante Rechnung erhält, kann den Unterschied ausmachen, ob er pünktlich bezahlt wird oder nicht. Ein guter Ausgangspunkt ist eine gut gestaltete und professionelle Rechnung, die bei Ihren Kunden einen guten Eindruck hinterlässt.

Die meisten Anbieter von Buchhaltungssoftware bieten Rechnungsvorlagen an, die geändert und an Ihre Geschäftsanforderungen angepasst werden können. Dazu gehört das Hinzufügen Ihres Logos, Ihrer Adresse, Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer usw. Ihre Rechnung muss alle relevanten Informationen enthalten, damit Ihr Kunde die Belastung erkennt und akzeptiert und Sie Zahlungsverzögerungen vermeiden können.

Die wesentlichen Anforderungen

Eindeutige Rechnungsnummer – Dies hilft bei der Identifizierung der Rechnung und erleichtert die Zuordnung der Zahlung und hilft bei der Identifizierung der Transaktion anhand einer Gutschrift oder eines Angebots.

Firmenname und Adresse – Ihr Firmenname und Ihre Adresse müssen vorhanden sein, Sie können auch Ihr Logo einfügen, das Ihren Firmennamen durchaus als Teil Ihres Logos enthalten kann.

Datum, an dem die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden - dies wird auch als Lieferdatum bezeichnet, das vom Rechnungsdatum abweichen kann, normalerweise jedoch im selben Monat liegt.

Rechnungsdatum - Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.

Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung – Liste klarer und prägnanter Informationen über die angebotenen Waren und/oder Dienstleistungen und eine Aufschlüsselung der Preise.

Zu zahlender Gesamtbetrag - die Summe aller aufgeführten Waren einschließlich der berechneten Mehrwertsteuer.

Zahlungsbedingungen und Zahlungsanweisungen – Dies ist sehr wichtig, da Ihr Kunde wissen muss, wie und wann er bezahlen soll. Sie können die Bankdaten angeben, an die er die Zahlung überweisen soll, oder einen Kreditkartenlink, auf den er zugreifen kann, um direkt zu bezahlen.

Bestellungsnummer - einige Kunden verlangen, dass dies auf der Rechnung angegeben wird, da dies die Zahlung verzögern könnte, wenn sie nicht angegeben wird.

Mehrwertsteuerregistrierung - wenn Sie Mehrwertsteuer berechnen

Firmenregistrierung - als Teil Ihrer Firmendetails kann dies zu Ihrer Rechnungsvorlage hinzugefügt werden.

Die meisten Cloud-Buchhaltungsprogramme ermöglichen es Ihnen, mehr als eine Rechnungsvorlage zu erstellen. Dies ist sehr nützlich, wenn Sie verschiedene Segmente in Ihrem Unternehmen haben, z. B. möchten Sie möglicherweise einen anderen Rechnungsstil für Dienstleistungen zu Produkten erstellen. Wenn Sie in einer anderen Währung fakturieren, haben Sie möglicherweise mehr als ein Bankkonto, auf das Ihre Kunden einzahlen sollen. Daher kann ein Rechnungslayout für internationale Kunden eine Voraussetzung für Ihr Unternehmen sein, und eine vorgegebene Rechnungsvorlage, die diese Angaben enthält, kann Ihnen wertvolle Zeit sparen.