Projektverwaltung
Die Verwaltung jedes großen oder kleinen Projekts kann
eine komplexe Angelegenheit sein. Sicherzustellen, dass man das richtige Team
am richtigen Ort und zur richtigen Zeit hat, ist eine Meisterleistung für sich.
Alles zusammenzubringen, um eine Reihe von Aufgaben zu erledigen, bevor die
nächsten beginnen, erfordert viel Planung, und dies sollte mit der Kontrolle
über die Kosten einhergehen. Dies kann zu einem kleinen Jonglierakt werden, und
wenn Sie nicht aufpassen, können die Kosten in die Höhe schießen. Es ist von
größter Bedeutung, sicherzustellen, dass Sie über gute Kontrollen verfügen.
Daher sind unten einige Dinge aufgeführt, die Sie beachten sollten.
Projektmanagement
Beim Projektmanagement geht es nicht nur darum,
sicherzustellen, dass jede Aktivität innerhalb des Projekts korrekt und
innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens ausgeführt wird, sondern auch darum,
dass das mit dem Kunden vereinbarte Budget eingehalten wird. Manchmal gibt es
mildernde oder unvorhergesehene Umstände, die dazu führen, dass die Ausgaben
eines Projekts überschritten werden. Der Projektmanager wird einen Notfallplan
zulassen und einplanen, um diese abzudecken, und möglicherweise an anderer Stelle
kleine Kürzungen vornehmen, falls der Umstand größer ist als der Notfall,
sodass ein Kompromiss ins Spiel kommen kann. Dies können sie nur erreichen,
wenn sie sich aller Elemente bewusst sind, die jedes Projekt betreffen. Daher
ist ein gutes System unerlässlich.
Aktivitätskontrolle
Ein guter Projektmanager erstellt den Plan und weiß,
welche Aktivitäten in welcher Reihenfolge abgeschlossen werden müssen. Die
richtige Software zur Verwaltung dieser Probleme ist für Ihr Unternehmen von
entscheidender Bedeutung. Es gibt eine große Auswahl an Software für KMU und
Profis und ein Buchhaltungsprogramm in der Cloud wäre aufgrund verschiedener
Faktoren die bevorzugte Wahl. Der wichtigste ist, dass Sie jederzeit Zugriff
auf das System haben und die Kosten überwachen können Echtzeit. Die Möglichkeit,
jede Aktivität für jedes Projekt zu erstellen, egal ob kostenpflichtig oder
nicht kostenpflichtig, mit festen Kosten oder variabel, ein Hauptprojekt mit
verknüpften Unterprojekten, die Möglichkeit, den Projektstatus jederzeit zu
skizzieren, sind alles Faktoren, die berücksichtigt werden müssen Ihrem Kunden
in bestimmten Phasen eines Projekts eine Rechnung zusammen mit einer
detaillierten Liste zu stellen, ist ein zusätzlicher Vorteil und erspart
Rückfragen zu einem späteren Zeitpunkt.
Zeitkontrolle
Es ist ein Muss, den Überblick über alle Stunden zu behalten, die für bestimmte Aktivitäten innerhalb des Projekts aufgewendet wurden. Ein wesentlicher Bestandteil der Verwaltung Ihrer Projekte und Ihres Unternehmens ist es, sicherzustellen, dass alle Subunternehmer und Mitarbeiter Zugang zu einem System haben, mit dem sie ihre Zeit aufzeichnen können, die sie für jede Aktivität innerhalb eines Projekts, an dem sie im Laufe eines Tages oder einer Woche arbeiten, aufgewendet haben. Da möglicherweise ein Festpreis festgelegt wurde, muss eine Budgetüberschreitung sofort erkannt und entsprechend verwaltet werden. Durch die integrierten Zeitgenehmigungsfunktionen werden dringend benötigte Kontrollen eingerichtet.
Spesenmanagement
Die Verwaltung der mit Projekten verbundenen Ausgaben
kann eine schwierige Aufgabe sein. Alles, was Sie für ein Projekt kaufen, muss
ordnungsgemäß zugeordnet werden. Dazu benötigen Sie ein System, das vollständig
in Ihr Buchhaltungssystem integriert ist. Dieser duale Prozess ermöglicht es
Ihnen, sowohl die Ausgaben im Vergleich zu Ihren Unternehmenskonten zu sehen
als auch die Ausgaben pro Projekt zu analysieren. Dazu kommen etwaige
Mitarbeiterausgaben, die bei der Arbeit an einem Projekt entstanden sind. Die
Möglichkeit für jeden Mitarbeiter, seine Ausgaben einzugeben, sie anhand der
Kostenart zu analysieren und täglich/wöchentlich einem Projekt zuzuordnen,
zusammen mit der integrierten Genehmigung durch den Projektmanager, ist eine
hervorragende Möglichkeit, sicherzustellen, dass alle Kosten erfasst werden.
Buchhaltungsprogramm in der Cloud
Mit einem Projektmanagementsystem, das vollständig in
Ihr Buchhaltungssystem integriert ist, können Sie Ihr Projekt in Echtzeit
verwalten. Die Möglichkeit für jeden, der an einem Projekt arbeitet, sich
anzumelden, Zeit, Kilometerstand und Ausgaben einzugeben, für Ihre
Buchhaltungsmitarbeiter die Möglichkeit, Lieferantenrechnungen einzugeben und
diese jedem Projekt zuzuordnen, tägliche Berichte zu jedem Projekt zu
erstellen, die wiederum vollständig in das Buchhaltungssystem Ihres
Unternehmens integriert sind gibt Ihnen viel mehr Informationen und Kontrolle
über jedes Projekt, das Sie verwalten.
Reviso bietet alle diese Vorteile in seinem
Projektbuchhaltungsmodul sowie eine benutzerfreundliche Oberfläche und
hervorragenden Support, falls Sie ihn benötigen. Probieren Sie es einfach aus
und überzeugen Sie sich selbst!
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