Die häufigsten Fehler bei der Lohnabrechnung

 

Die Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine grundlegende Aufgabe für jede Art von Unternehmen, da wir bestimmte Kriterien und Vorschriften befolgen müssen, damit alles in Ordnung ist und keine Probleme entstehen, die sich auf die Arbeitnehmer oder das Unternehmen selbst auswirken. Leider machen viele Unternehmen bei der Berechnung ihrer Gehaltsabrechnung verschiedene Fehler. Deshalb werden wir heute diese häufigen Fehler in der Geschäftswelt im Detail analysieren.

Die 5 häufigsten Fehler bei der Lohnabrechnung

Keine Vorplanung

Obwohl es unnötig erscheinen mag, erfordert die Erstellung der Gehaltsabrechnung eine gewisse Vorausplanung. Dies geschieht, um zu überprüfen, ob alle zur Vervollständigung verwendeten Daten korrekt und wahrheitsgetreu sind, und um die relevanten Informationen im Hinblick auf die geltende Gesetzgebung zu analysieren.

Die Wiederverwendung früherer Gehaltsabrechnungen als Grundlage ist einer der Hauptfehler, die in jedem Abschnitt gemacht werden. Personalinformationen müssen praktisch täglich aktualisiert werden und die Vertragsbedingungen und -überlegungen können von Monat zu Monat variieren. Daher ist es wichtig, jede Gehaltsabrechnung separat zu bearbeiten.

Die Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen muss in den ersten drei Wochen eines jeden Monats erfolgen und sich auf die Zusammenstellung der notwendigen Informationen über jeden Arbeitnehmer, die Verwaltung aller Steueraspekte und der Sozialversicherung sowie auf die Verwaltung der Registrierungen und Entlassungen im Arbeitsleben konzentrieren.

Reduzieren Sie Fachpersonal in Verwaltungsverfahren

Viele Unternehmen verzichten auf Fachkräfte, die auf diese Art von Verwaltungsverfahren spezialisiert sind, und verwenden das Budget stattdessen für andere Bereiche wie Produktion oder Werbung. Wenn eine Agentur nicht an Subunternehmer vergeben wird oder die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständigen Fachkräfte nicht ausreichend vorbereitet sind, kann dies zu zahlreichen Problemen führen.

Der Mangel an interner Kontrolle über die Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen ist ein weiteres häufiges Problem, insbesondere in KMU. Wenn ein Arbeitnehmer nicht über die Fähigkeiten verfügt, die Informationen aus den Datenbanken zu extrahieren und zu analysieren, oder die zu befolgenden Vorschriften und Prozesse nicht im Detail kennt, ist es sehr wahrscheinlich, dass es bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu Zwischenfällen kommt.

Einer der häufigsten Fehler, den diese Fachleute mit wenig Erfahrung machen, besteht darin, eine bereits gezahlte Gehaltsabrechnung neu zu berechnen und dabei einige Aspekte zu ignorieren, die im Ergebnis des nächsten Monats variieren. Aus diesem Grund legen wir Wert darauf, jede Lohn- und Gehaltsabrechnung individuell zu behandeln und unabhängig voneinander zu bearbeiten.

 

Fehler in der abteilungsübergreifenden Kommunikation

Ein weiterer großer Teil der Vorfälle bei der Lohnabrechnung wird durch schlechte Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens verursacht. In diesen Fällen sind sich die für das Ausfüllen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen Verantwortlichen möglicherweise nicht der Vorfälle bewusst, die sich auf die besondere Situation jedes einzelnen Arbeitnehmers auswirken, was zu schwerwiegenden Fehlern bei der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen führt.

Verwendung veralteter Vorlagen 

Die Verwendung von Vorlagen bei der Erstellung von Gehaltsabrechnungen ist weit verbreitet und nützlich, erfordert jedoch eine sorgfältige Prüfung aller enthaltenen Daten und Abschnitte, bevor die Informationen für jeden Arbeitnehmer formalisiert und ausgefüllt werden.

Bei vielen Modellen, die wir im Internet finden, werden bestimmte gesetzlich vorgeschriebene Daten weggelassen oder vergessen, was bei deren Verwendung zu Problemen für das Unternehmen führen kann. Daher ist es wichtig, dass Sie, wenn Sie kein eigenes Modell haben, alles überprüfen, was die Vorlage enthält, und alle ausgelassenen Daten oder obligatorischen Abschnitte hinzufügen.

Verwirrung beim Ausfüllen der Gegenleistungen jedes Arbeitnehmers

Aufgrund der Vielzahl an Vergütungskonzepten und Vergütungen, die jeder Arbeitnehmer je nach seiner individuellen Situation erhalten kann, kommt es häufig zu Fehlern oder Streitigkeiten in diesem Zusammenhang. Diese Situation tritt häufiger auf, wenn man bedenkt, dass viele dieser Konzepte ohne schriftliche Formalisierung (durch Telefonanrufe oder persönliche Gespräche) übermittelt werden.

Um diese Unannehmlichkeiten zu vermeiden, ist eine auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung spezialisierte Software die effizienteste Lösung. Mit einem solchen Programm können Sie alle relevanten Informationen schnell und einfach einbinden, sie werden erfasst und stehen für die sofortige Verwendung bei der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Verfügung.

Wie wir gesehen haben, ist die Vorbereitung der Gehaltsabrechnung eine Aufgabe, die aufgrund verschiedener Faktoren kompliziert sein kann. Daher ist es sinnvoll, diese Fehler zu analysieren und ihre Lösungen zu verstehen, um Streitigkeiten und Konflikte im Unternehmen zu vermeiden.